Le / la chef-fe de cabinet intervient en appui au Président de l'ENS de Lyon, en particulier dans la coordination administrative et organisationnelle des activités de la Présidence.



Il/elle a pour missions principales :



1/ La coordination du fonctionnement du secrétariat de la présidence :



Assister le Président et le Vice-Président Stratégie dans l'ensemble de leurs missions

Superviser l'organisation de l'activité du secrétariat (agendas, courriers, parapheurs), veiller au contrôle des documents mis à la signature du Président, assurer le suivi de la boite mails de la Présidence et gérer le fichier des contacts

Assurer le suivi de la correspondance de la présidence et rédiger certains courriers

Superviser la planification des réunions institutionnelles en collaboration avec la direction générale des services, assurer la gestion des plannings en tenant compte des priorités, organiser et veiller au bon déroulement des déplacements

Encadrement de l'équipe composée de 6 personnes



2/ Le suivi des relations avec les services de l'Ecole et les partenaires extérieurs



Gérer les réunions du comité de direction (dont ordres du jour et relevés de décision)

Préparer des dossiers du Président, en relation étroite avec le Vice-Président Stratégie, les autres Vice-Présidences, et le directeur général des services

Assurer une veille sur les principaux dossiers, et le cas échéant, suivre quelques dossiers thématiques,

Coordonner le travail, en lien avec le Vice-Président Stratégie, concernant les rapports d'activité

Suivre les travaux du CHELS (Collège des Hautes Études Lyon Saint-Étienne)



3/ L'organisation des représentations institutionnelles



Organiser le protocole des cérémonies officielles en étroite collaboration avec le service communication

Collaborer avec la direction de la communication : élaboration et supervision de la communication institutionnelle de l'établissement (interne et externe)

Aider à préparer les interventions orales et écrites du Président

Faire partie de la cellule de crise



Relations fonctionnelles :



En interne : les membres du comité de direction, la Direction générale des services et l'ensemble des directions et composantes

En externe : : État, collectivités territoriales, partenaires socio-économiques



Encadrement : 6 personnes
Les connaissances souhaitées :



Compréhension des enjeux de l'ESR, connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de l'ESR

Connaissances de l'organisation, du fonctionnement et des mécanismes décisionnels politiques et administratifs

Connaissances en matière de réglementations juridique, administrative et financière applicables aux établissements d'enseignement supérieur et de recherche

La maîtrise de l'anglais serait appréciée.



Les savoir-faire opérationnels recherchés :



Capacités d'analyse et de synthèse

Capacités rédactionnelles

Capacité d'organisation

Aptitudes managériales

Technique de conduite de réunion

Gestion de crise

Maîtrise des enjeux de communication

Travail en transversalité et en réseau



Les compétences comportementales attendues :



Capacité à appréhender d'autres cultures et sphères professionnelles

Capacité d'adaptation

Capacité de synthèse

Réactivité

Rigueur et discrétion

Curiosité intellectuelle



Contacts :



Yasmina CHAMS, directrice des ressources humaines : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx



Mélanie MAHE, responsable recrutement : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx





L'ENS de Lyon forme des étudiants motivés aux métiers de l'enseignement, de la recherche et aux carrières de la haute fonction publique et des entreprises. Classée parmi les 10 meilleures universités de recherche à taille humaine dans le monde, elle dispense une formation exigeante, de haut niveau et une recherche de premier plan qui contribue aux progrès des connaissances.



L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l'égalité professionnelle représentent des dimensions centrales. Labellisée HRS4R, l'École met en œuvre un processus de recrutement ouvert, transparent et basé sur le mérite.









Présentation du service:



Le Cabinet du Président intervient en appui au Président et à son équipe de Vices-Président.es.



Il contribue à la mise en œuvre de la politique de l'établissement en veillant à la rendre lisible en interne comme en externe.



Composé de 6 personnes, le Cabinet est en relation avec l'ensemble des services de l'École, notamment la direction générale des services, ainsi que la région académique, les différents services de l'État, les collectivités territoriales et les partenaires.



Le poste de Chef.fe de cabinet est placé sous l'autorité hiérarchique directe du Président de l'ENS de Lyon.