Assistante administrative et commercialePOLYMOBYL

Entreprise spécialisée dans le design et la conception de mobilier urbain depuis près de 40 ans, Polymobyl connaît une très forte croissance dans le domaine des équipements liés aux nouvelles mobilités (abris vélos, racks à trottinettes etc…) et à l’aménagement extérieur (création de zones de pause et espaces détente ombragées).

Dans le cadre d’un départ à la retraite, nous recherchons un(e) assistante administrative en soutien aux équipes de Direction et opérationnelles.

https://www.polymobyl.com/

L’assistante de gestion assure le bon fonctionnement des activités administratives et commerciales de l'entreprise. Elle soutient à la fois la gestion interne de l'entreprise (soutien à l’équipe commerciale dans ses actions de vente, de suivi client – soutien au bureau d’études sur la partie achat).

Missions principales :

1. Gestion administrative courante :

· Accueil téléphonique

· Accueil physique des livreurs et autres partenaires de l’entreprise

· Gestion de la correspondance (mails, courriers)

· Classement et archivage des documents

· Mise à jour des bases de données clients/fournisseurs sur notre logiciel CRM

· Gestion des achats fournisseurs, des commandes de fournitures et matériel

· Gestion des transports

1. Gestion de la comptabilité et des finances :

· Etablissement et suivi des factures ainsi que des paiements (clients et fournisseurs)

· Participation aux saisies comptables chaque mois et classement des factures

· Relance des impayés et gestion du recouvrement

· Réalisation des virements fournisseurs

1. Assistance à la vente et soutien aux équipes commerciales :

· Préparation des devis en support des commerciaux

· Suivi des devis et relances clients

· Aide à la gestion des commandes clients et à la coordination avec les équipes internes

· Support administratif lors de la préparation des dossiers commerciaux

· Préparation administrative des dossiers d’appel d’offres

Compétences et qualifications requises :

• Formation Bac+2 (type BTS ou DUT en gestion, administration, ou équivalent)
• Expérience dans un poste similaire en TPE ou PME
• Compétences en gestion commerciale (préparation de devis, suivi des commandes, relance clients)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
• Bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles
• Autonomie, rigueur et polyvalence
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe

Qualités recherchées :

• Sens de l'organisation et gestion des priorités
• Réactivité et esprit d'initiative
• Discrétion et confidentialité
• Capacité à s’adapter à un environnement de travail soutenu (certaines périodes sont très chargées)