Responsable du bureau des relations internationales F/HAPEC

Sous l'autorité de la cheffe de service adjointe, vous animez, organisez et contrôlez les opérations de gestion administrative de scolarité des relations internationales (RI) du secteur santé. À ce titre, vous assurez l'encadrement d'une équipe de 2 agents.

Activités

Encadrer, animer et piloter le bureau des RI :

• Organiser l'activité et répartir les missions de 2 agents en fonction d'un calendrier et des pics d'activités
• Animer et développer les compétences
• Conduire les entretiens bilans et professionnels annuels
• Promouvoir l'harmonisation et la sécurisation des procédures
• Fluidifier les échanges scolarité/enseignants/étudiants
• Alerter le N+1 sur les dysfonctionnements rencontrés

Assurer la gestion administrative des étudiants entrants, sortants (près de170 étudiants) :

• Piloter, organiser et suivre l'ensemble des étapes de gestion administrative : de la candidature à la délivrance du diplôme en utilisant l'ensemble des applicatifs et garantissant le respect de la réglementation
• Suivre les mobilités entrantes et sortantes
• Coordonner avec l'équipe et les enseignants les affectations pédagogiques des étudiants
• Veiller au bon fonctionnement des campagnes de recrutement sur les différentes plateformes (Ecandidat, PEF, Move On, ...)
• Organiser l'accueil du public téléphonique, physique et numérique
• Participer à l'ensemble des évènements : réunion de rentrée, semaine d'accueil des étudiants étrangers...

Suivre et développer les partenariats internationaux (71 accords d'échange) :

• Collaborer au montage et reporting de projets en lien avec le service financier des UFRs
• Vérifier et mettre à jour des accords conventions

Mettre en œuvre la communication de l'offre de formation :

• Assurer la mise à jour de l'offre de formation sur les différents supports
• Réaliser les supports de communication sur la formation

Restrictions ou contraintes liées au poste :

Des déplacements en France, UE ou hors UE sont possibles. Certaines réunions pourront se tenir à partir de 17h. Un pic d'activité est à prévoir au moment des inscriptions et des jurys.

• Maîtrise de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral
• Connaissances générales sur l'environnement universitaire souhaitable
• Capacités managériales
• Maîtrise des outils bureautiques
• Aptitude à travailler en équipe et en collaboration avec les enseignants et services administratifs
• Capacité à communiquer et à diffuser efficacement l'information, y compris en anglais, auprès de publics variés
• Sens de l'organisation, rigueur et réactivité dans la gestion des priorités
• Esprit d'initiative, autonomie et capacité à rendre compte de son activité
• Niveau BAC +2 minimum
• Expérience similaire ou managériales appréciée

Le Secteur Santé regroupe les UFR de Médecine, de Pharmacie ainsi que les formations paramédicales auxquelles s'ajoutent des formations de Licence et Master.
Le secteur santé compte 349 personnels enseignants et non-enseignants, 111 personnels administratifs et techniques pour un total de plus de 10 000 étudiants.
Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l'appui d'ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.

Découvrez le Secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l'Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://.univ-grenoble-alpes.fr/

Le poste à pourvoir se situe au sein du bureau des relations internationales (RI) qui travaille en lien étroit avec les deux UFR de Médecine et Pharmacie.